Tento dokument sumarizuje skúsenosti a kľúčové zistenia vyplývajúce z metodického pokynu Štátneho ústavu pre kontrolu liečiv (ŠÚKL) k systému eKolok a z dotazníka Slovenskej asociácie spoločností v oblasti liekovej regulácie (SARAP) zameraného na skúsenosti s týmto platobným portálom. Cieľom SARAP je na základe týchto zistení viesť ďalšiu diskusiu so ŠÚKL a Slovenskou poštou za účelom zlepšenia a zjednodušenia platieb.
V tomto dokumente sa pojmom eKolok myslí platba cez elektronický kolok aj prostredníctvom platobného predpisu.
1. Kontext
Štátny ústav pre kontrolu liečiv (ŠÚKL) je od 1. septembra 2024 zapojený do Centrálneho systému evidencie poplatkov (CSEP), ktorý prevádzkuje Slovenská pošta, a.s. Tento systém umožňuje úhradu správnych poplatkov za úkony a konania ŠÚKL prostredníctvom služby „eKolok“.
Na module SARAP (2. júna 2026) bola diskutovaná téma platieb cez eKolok, pričom viacerí členovia vyjadrili nespokojnosť a obavy, že platby prostredníctvom Slovenskej pošty môžu narušiť validáciu podanej zmeny alebo schválenia klinickej štúdie. v reakcii na to SARAP vytvoril dotazník s otvorenou otázkou („Popíšte vašu skúsenosť“) a možnosťou hodnotenia funkčnosti systému eKolok na stupnici 1-5, pričom 5 bolo najlepšie. Výstupy dotazníka sú použité na vytvorenie tohto dokumentu a budúcu diskusiu so ŠÚKL a Slovenskou poštou za účelom zlepšenia a zjednodušenia platieb.
2. Kľúčové zistenia z prieskumu SARAP
Asociácia SARAP dostala 29 odpovedí od 24 členov – držiteľov registrácie liekov (ďalej len MAH) alebo ich zástupcov v priebehu júna a júla 2026. Prieskum odhalil zmiešané skúsenosti s platobným portálom. Priemerné hodnotenie funkčnosti bolo približne 3,6 z 5,0.
Celkovo možno konštatovať nasledovné:
- MAH platiaci zo Slovenska majú spravidla plynulejšie a pozitívnejšie skúsenosti s platbami, hoci im chýba potvrdenie o prijatí platby.
- MAH platiaci zo zahraničia sa stretávajú s výraznejšími problémami. Tie vyplývajú najmä z nedostatočného času na úhradu platby. Kým v predchádzajúcom spôsobe platby sa výpočet poplatku vykonal v internom systéme ŠÚKL eVar a dal sa spoľahlivo hradiť prevodom aj niekoľko týždňov pred podaním žiadosti o zmenu alebo klinické skúšanie, platobný predpis v systéme eKolok dostane MAH až deň-dva po podaní žiadosti o zmenu a na úhradu má len obmedzený čas zodpovedajúci času na validáciu podania (pri určitých zmenách len 14 dní[1], v praxi max. 10 dní). V prípade klinických skúšaní dostane MAH platobný predpis až v čase vydania Request for Information (RFI) a na úhradu má menej ako 12 dní[2].
V kombinácii s internými nastaveniami MAH – kde sa akákoľvek platba hradí bankovým prevodom a nie je možné ju okamžite uhradiť platobnou kartou, dlhými internými administratívnymi procesmi spracovania platby, s pevne určenými rozvrhmi platobných kalendárov, sa môže stať, že sa platba nestihne uhradiť včas a Slovensko zabrzdí validáciu žiadosti o zmenu alebo klinické skúšanie v rámci EÚ.
eKolok síce umožňuje aj úhradu vopred, ešte pred podaním žiadosti (pozri časť 5), avšak to si vyžaduje, aby MAH presne vypočítal poplatok (bez možnej konzultácie so ŠÚKL), zakúpil eKolok na pobočke pošty alebo cez webové rozhranie a uhradil ho v hotovosti alebo platobnou kartou. Vopred zakúpený eKolok nie je možné uhradiť prevodom. Iba minimum MAH má možnosť hradiť platby inak ako prevodom.
Platnosť eKolku zakúpeného prostredníctvom internetu je obmedzená na 30 dní. v prípade posunu termínov podaní zo strany MAH tak vzniká riziko, že jeho platnosť uplynie ešte pred podaním žiadosti. Ďalším problémom je situácia, keď poplatok vypočítaný ŠÚKL nezodpovedá hodnote eKolku alebo zvolenej službe, prípadne ak sa na poslednú chvíľu zmení počet alebo typ zmien. v takom prípade musí MAH eKolok vrátiť a zakúpiť nový, prípadne čakať na vystavenie platobného predpisu, čo celý proces administratívne predlžuje.
Všeobecným zistením prieskumu je:
- Preferovanie platobných predpisov pred nákupom eKolkov: Väčšina spoločností uprednostňuje platobný predpis od ŠÚKL pred priamym nákupom eKolkov.
Pozitívne zistenia:
- Jednoduchosť a rýchlosť platby: Niektorí respondenti hodnotili zadanie platby ako jednoduché a rýchle, ak sa realizuje prostredníctvom firemnej karty alebo priamo cez webovú/mobilnú aplikáciu.
- Dostatočná doba splatnosti: Doba splatnosti 30 dní je pre niektorých vyhovujúca, pokiaľ majú interné procesy nastavené na zrýchlené platby. Doba splatnosti 20 dní (zmeny typu IA) je už „natesno“.
- Párovanie platieb: Niektoré spoločnosti nezaznamenali problémy so spárovaním platieb.
- Flexibilita ŠÚKL: Oceňovaná je spolupráca so ŠÚKL a ich flexibilita pri komunikácii.
Výzvy a negatívne skúsenosti:
- Nejasnosti v platobných predpisoch: Platobné predpisy zo ŠÚKL neobsahujú jasné identifikátory (logo ŠÚKL, názov spoločnosti), čo spôsobuje interné problémy s identifikáciou a spracovaním v účtovných tímoch. Takisto je pre niektorých držiteľov problém uvádzanie referencie, pomocou ktorej sa dá platba identifikovať.
- Riziká včasnej úhrady: Napriek 30-dňovej splatnosti sú platby často „natesno“ (čas na validáciu podanej žiadosti je kratší) kvôli interným schvaľovacím procesom alebo rozvrhmi platieb, čo môže viesť k oneskoreniam a vráteniu platby Slovenskou poštou, o čom platca niekedy nevie.
- Invalidácia žiadostí: Napriek 30-dňovej splatnosti sa žiadosť javí invalidovaná hneď na druhý deň po podaní.
- Chýbajúce potvrdenie o prijatí platby: Viacerým spoločnostiam chýba notifikácia od ŠÚKL o prijatí a spárovaní platby, čo by zvýšilo istotu a prehľad na strane MAH.
- Problémy s procesom vrátenia platby: Proces vrátenia platby Slovenskou poštou je vnímaný ako zdĺhavý a neprehľadný. Navyše, Slovenská pošta pri vrátení neuvádza dôležité detaily (napr. variabilný symbol), čo sťažuje spárovanie vrátených súm.
3. Navrhované odporúčania na zlepšenie
Na základe získaných dát a spätnej väzby od členov SARAP je možné identifikovať niekoľko kľúčových oblastí pre zlepšenie fungovania systému eKolok a súvisiacich procesov ŠÚKL a Slovenskej pošty:
- Umožniť, aby vopred zakúpený eKolok nebol striktne viazaný na presne definovanú službu, mal dlhšiu platnosť ako 30 dní pri zakúpení cez internet a jeho úhrada bola možná bankovým prevodom.
- Zrozumiteľnosť platobných predpisov: Štandardizovať formu platobných predpisov vystavovaných ŠÚKL tak, aby obsahovali jasné identifikačné prvky (logo ŠÚKL, názov žiadateľa).
- Zlepšenie komunikácie o stave platby:zaviesť automatické e-mailové notifikácie o prijatí a spárovaní platby zo strany ŠÚKL.
- Harmonizácia lehoty splatnosti a validácie: Prehodnotiť prax okamžitej invalidácie žiadostí, keď je ešte v platnosti 30-dňová lehota na úhradu. Zabezpečiť, aby bol proces validácie v súlade s oficiálne deklarovanými lehotami splatnosti.
- Zjednodušenie procesu vrátenia platieb: štandardizovať a zrýchliť proces vrátenia platieb zo strany Slovenskej pošty, najmä pre zahraničné subjekty.
- Poskytovať jasné informácie o vrátených platbách vrátane dôvodu a identifikátorov (napr. variabilný symbol).
4. Podrobná analýza odpovedí
Pri odpovediach sa rozlišovali typ služby a odkiaľ sa za ňu platí.
Typ služby:
- Registrácia/Predĺženie registrácie/Prevod registrácie/Oznámenia a zmeny v registrácii lieku
- Klinické štúdie
- Iné (respondenti uviedli „Farmakovigilancia“ a „refundácia správneho poplatku“)
Úhrada platby zo:
- Slovenska
- zahraničia
Typ služby: Registrácia/Predĺženie registrácie/Prevod registrácie/Oznámenia a zmeny v registrácii lieku
Platbu uhrádzate zo: Slovenska
- Priemerné hodnotenie funkčnosti: 3,89 z 5,00
- Pozitívne skúsenosti:
Jednoduchosť a bezproblémovosť úhrady: „Všetko funguje ako má, nezaznamenali sme žiadne problémy s úhradou.“ (MAH04). „Proces platby nie je zložitý a platobný predpis sa účtuje ako iné faktúry“ (MAH03).
Dostatočná doba splatnosti a bezproblémové párovanie: Doba splatnosti 30 dní je dostatočná a nie sú problémy so spárovaním platby (MAH05, MAH03).
Možnosť vrátenia: „Žiadali sme už aj o vrátenie poplatku a aj tam to prebehlo bez problémov.“ (MAH13).
- Negatívne skúsenosti:
Chýbajúce potvrdenie o prijatí platby: „Ocenili by sme, ak by nám prišlo potvrdenie o prijatí platby.“ (MAH04). Uvítalo by sa e-mailové potvrdenie o prijatí a spárovaní platby pre istotu (MAH23), aj keď niekomu „výrazne nechýba“ (MAH03).
Riziko oneskorenia kvôli interným procesom: Interné pravidlá pre schvaľovanie platieb môžu trvať dlhšie, čo môže viesť k tesnej úhrade (MAH05, MAH14). Platby, pri ktorých platobný príkaz zo ŠÚKL príde v stredu poobede alebo vo štvrtok, sú rizikové z hľadiska včasnej úhrady (MAH03).
Nedostatočné informácie pri vrátení platby: Slovenská pošta neuvádza, za ktorý VS sumu vracia, ani žiadne doplňujúce údaje, čo znemožňuje spárovanie vrátenej sumy s pôvodným platobným príkazom, najmä pri vrátení viacerých poplatkov (MAH11).
Platbu uhrádzate zo: zahraničia
- Priemerné hodnotenie funkčnosti: 3,62 z 5,00
- Pozitívne skúsenosti:
Jednoduché a rýchle zadanie platby: „Zadanie platby je jednoduché. Platba sa realizuje rýchlo.“ (MAH06). Interné nastavenie platieb vo firmách môže zabezpečiť bezproblémové úhrady (MAH17).
Dostatočná doba splatnosti a bezproblémové párovanie: Doba splatnosti 30 dní je vyhovujúca/postačujúca (MAH06, MAH10, MAH16, MAH17, MAH18, MAH20). Problémy so spárovaním platby sa nevyskytli u viacerých MAH (MAH06, MAH09, MAH18).
- Negatívne skúsenosti:
Invalidácia žiadostí aj pri dodržaní splatnosti a neistota platby: ŠÚKL automaticky invaliduje žiadosť, hoci platby sa môžu vykonať do 30 dní, pričom „už na druhý deň svieti invalid“ (MAH07). Chýbajúca informácia o prijatí platby vedie k tomu, že držitelia nevedia, či platba bola prijatá, a často sa to zistí až na konci procedúry s invalidným statusom (MAH10, MAH20, MAH22).
Problémy s E2E referenciou a náročnosť úhrad: Komplikáciu predstavuje povinná alfanumerická E2E referencia pri platbách zo zahraničného účtu (číselný VS nepostačuje), pričom niektoré banky zadanie tohto údaju nepodporujú (MAH10, MAH17, MAH22). Niektorí však tento problém interne vyriešili (MAH12). Celý aktuálny platobný proces je administratívne a časovo pomerne náročný (MAH10).
Komplikované interné procesy vo veľkých firmách: Platby zo zahraničia sú komplikované kvôli zložitým interným systémom veľkých firiem (MAH07, MAH20).
Zdĺhavý a problematický proces vrátenia platby: Proces žiadania o vrátenie platby bol na Slovenskej pošte veľmi zdĺhavý a zamestnanci nevedeli, ako spracovať žiadosť (MAH09). Problémy s identifikáciou vrátenej platby a chýbajúcou informáciou o jej vrátení (MAH22).
Nezrozumiteľnosť platobných predpisov a rôznorodosť účtov: Tím zodpovedný za úhradu poplatkov nerozumel, že dokument je platobný predpis zo ŠÚKL (bez symbolu ŠÚKL), že je určený pre ich spoločnosť, že splatnosť sa musí dodržať a prečo má ŠÚKL dva účty a dva postupy pre úhradu poplatkov (správne poplatky, poplatky zo sadzobníka) (MAH15).
Priemerné hodnotenie je mierne vyššie pre platby zo Slovenska (3.89 vs. 3.62).
Zatiaľ čo MAH zo Slovenska sa stretávajú predovšetkým s chýbajúcim potvrdením o platbe, zahraniční MAH čelia systémovým prekážkam, ako sú interné systémy vyžadujúce dlhšie doby na úhradu, neopodstatnené invalidácie žiadostí, problémy s E2E referenciami, absencia spoľahlivých potvrdení o prijatí platby a komplikované procesy vrátenia peňazí (MAH07, MAH10, MAH22).
Typ služby: Klinické skúšanie
Platbu uhrádzate zo: Slovenska
- Priemerné hodnotenie funkčnosti: 3,00 z 5,00
- Pozitívne skúsenosti:
Bezproblémová a okamžitá platba kartou: Platba firemnou kartou zamestnanca je bezproblémová a okamžitá, pričom následný email s potvrdením platby prichádza do pár minút a slúži ako dôkaz o platbe (MAH05).
Efektivita platobných predpisov: ŠÚKL vydáva platobný predpis na presnú sumu, čo významne prispieva k efektivite procesu (MAH05).
- Negatívne skúsenosti:
Neefektívna úhrada zo zahraničia: „Platby za klinické skúšania realizované spolu s ostatnými finančnými dokumentmi prostredníctvom zahraničných platieb…boli časovo náročné (bežne viac ako jeden týždeň) a vyžadovali opakované urgencie e-mailom“ (MAH05)
Problémy s funkčnosťou stránky „Úhrada poplatku“ na webe Slovenskej pošty: Stránku „Úhrada poplatku“ musí platiteľ obnoviť niekoľkokrát, kým funguje správne a umožní uhradiť platobný predpis platobnou kartou (MAH05).
Platbu uhrádzate zo: zahraničia
- Priemerné hodnotenie funkčnosti 3,00 z 5,00
- Pozitívne skúsenosti:
Jednoduchá platba platobnou kartou: Uhrádzanie platobnou kartou výrazne uľahčuje platenie a nespôsobuje žiadne problémy (MAH01).
Bezproblémové platby cez externého dodávateľa: Platba cez eKolok, ak je manažovaná externým dodávateľom pre podanie klinických skúšaní cez CTIS, prebieha bez problémov cez Request for Information (RFI) (MAH12).
- Negatívne skúsenosti:
Nefunkčnosť eKolku v zahraničí a nemožnosť refundácie zo zahraničia: eKolok je možné zakúpiť iba cez mobilnú alebo webovú aplikáciu, čo zo zahraničia nefunguje (MAH08). Refundáciu platby nie je možné zo zahraničia požiadať, pretože si vyžaduje podateľňu alebo elektronickú schránku s kvalifikovaným elektronickým podpisom štatutára (nie je slovenský občan s eID), a vrátenie peňazí Slovenskou poštou je pre subjekty sídliace v zahraničí nemožné (MAH08).
Riziko pre splatnosť pri platbe vopred: Platba vopred by mohla ohroziť splatnosť eKolku z dôvodu posúvajúcich sa časových plánov na podanie klinických skúšaní (MAH12).
Z odpovedí sa nedajú jasne identifikovať rozdiely pre platby zo Slovenska alebo zahraničia. Vyplýva z nich, že MAH, ktorí platia platobnou kartou alebo cez tretiu stranu, nemajú problémy okrem technických problémov so samotnou stránkou „Úhrada poplatku“ (MAH05). MAH v zahraničí, ktorý by aj chcel platiť kartou, uvádza, že eKolok je neprístupný; a najmä procesy refundácie platby sú pre nich zo zahraničia „nemožné“ (MAH08).
5. Metodika úhrady správnych poplatkov ŠÚKL cez eKolok
Podľa Metodického pokynu ŠÚKL (MP 149/2025) sa správne poplatky platia za úkony a konania uvedené v sadzobníku. Poplatková povinnosť vzniká pri podaní, ktoré smeruje k vykonaniu úkonu. v prípade neuhradenia poplatku, ani po písomnej výzve, ŠÚKL úkon nevykoná a konanie zastaví.
Potvrdenie o úhrade správneho/súdneho poplatku (eKolok) si poplatník môže zakúpiť buď v požadovanej hodnote bez uvedenej služby, alebo na konkrétny úkon podľa katalógu služieb ŠÚKL na vybraných pobočkách Slovenskej pošty.
Kľúčové informácie o platobných metódach:
Zakúpenie eKolku
- na pobočkách Slovenskej pošty (v hotovosti, platobnou alebo poštovou kartou – platnosť eKolku je 2 roky)
- prostredníctvom platobných terminálov (kioskov), prostredníctvom mobilnej alebo webovej aplikácie eKolok (v hotovosti alebo platobnou kartou, platnosť eKolku je 30 dní).
Úhrada na základe platobného predpisu vystaveného ŠÚKL:
- Bankovým prevodom na účet Slovenskej pošty: Len na základe platobného predpisu generovaného ŠÚKL, ktorý obsahuje dátum platnosti (expiry date). ŠÚKL zasiela platobný predpis do elektronickej schránky Ústredného portálu verejnej správy alebo e-mailom.
- Poštovým poukazom na priehradke Slovenskej pošty: Môže byť súčasťou platobného predpisu. Informácia o úhrade sa eviduje do CSEP online. Táto možnosť nie je pre zahraničných žiadateľov alebo platby nad 15 000 €.
Postup ŠÚKL pri nesprávnom eKolku: ŠÚKL neakceptuje eKolok zakúpený pre iný správny orgán alebo pre iný úkon v rámci ŠÚKL, ak sa ID služby nezhoduje. v takom prípade ŠÚKL vráti eKolok poplatníkovi, ktorý sa musí obrátiť na Slovenskú poštu ohľadom storna.
Vrátenie správnych poplatkov alebo preplatkov: Realizuje Slovenská pošta na základe právoplatného rozhodnutia ŠÚKL. Poplatník žiada o vrátenie prostredníctvom tlačiva na webovej stránke ŠÚKL.
6. Záver
Zavedenie systému eKolok pre niektorých MAH skomplikovalo a spomalilo platby správnych poplatkov. Hoci niektorí oceňujú základnú jednoduchosť a rýchlosť, existuje značný priestor na zlepšenie, najmä v oblasti transparentnosti, komunikácie a prispôsobenia sa potrebám zahraničných platcov. SARAP verí, že na základe týchto zistení bude možné viesť konštruktívny dialóg so Slovenskou poštou a ŠÚKL s cieľom dosiahnuť výrazné zlepšenie efektívnosti procesu a predísť invalidácii registračných procesov s negatívnym dopadom na ostatné členské štáty EÚ.
[1] CMDh_292_2013_Rev23_2025_10_clean_-_Chapter_2_-_Procedure_for_the_Automatic_Validation_of_MRP_for_Variations.pdf
SK 
EN